Depok, 5 November 2024. Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Indonesia (FIA UI) menggelar acara “Penyampaian Evaluasi Hasil Monitoring Kearsipan Internal FIA UI Tahun 2024” yang bertujuan untuk mengevaluasi kinerja dan kepatuhan terhadap standar kearsipan di lingkungan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Indonesia. Acara ini juga memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip di FIA UI.

Acara yang dilaksanakan di Samrtclass Gedung M Lt.3 FIA UI Depok pada Selaa, 5 November 2024.
“Kegiatan ini bertujuan untuk belajar dan berdiskusi dengan Fakultas Teknik UI mengenai pengelolaan arsip internal sehingga kita bisa memiliki arsip yang baik, benar, dan efisien,” kata Dr. Umanto selaku Sekretaris Fakultas.

Tim Pusat Dokumentasi FTUI, Aisha Rachman dan Nourma, Bersama pengelola arsip internal di FIA UI melakukan diskusi dan sharing mengenai pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

Dalam sesi diskusi ini, Aisa dan Nourma menyampaikan berbagai temuan terkait kepatuhan terhadap standar kearsipan serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan pengelolaan arsip di masing-masing unit di lingkungan FIA UI.

“Arsip bukan hanya sekadar dokumen yang disimpan, tetapi juga merupakan cerminan sejarah, identitas, dan penanda apa saja yang sudah terjadi dan berlangsung di organisasi kita. Keberadaan arsip yang terkelola dengan baik memungkinkan kita untuk memahami perjalanan masa lalu, membuat keputusan yang lebih baik di masa depan,” kata Aisha.

Nourma menambahkan bahwa rsip juga merupakan alat untuk memastikan akuntabilitas serta transparansi dalam berbagai aspek kehidupan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang tepat sangat penting untuk kelangsungan informasi yang sah, relevan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pemaparan hasil monitoring selanjutnya disampaikan oleh Nadya Marsa Maula dari Unit Kearsipan. Nadya memaparkan hasil pengawasan terkait kinerja pengelolaan arsip dan memberikan evaluasi terkait standar yang telah tercapai oleh berbagai unit kerja di lingkungan FIA UI.

Pemberian Penghargaan kepada Unit Kerja Terbaik

Sebagai bagian dari acara, penghargaan diberikan kepada unit kerja dengan pengelolaan arsip terbaik.
Dalam hal ini,
1 Untuk prodi dan departemen terbaik dengan perolehan level 5 pada Pengawasan Kearsipan Internal Universitas Indonesia Tahun 2024 adalah Departemen Ilmu Administrasi Niaga.
2. Untuk sekretariat pimpinan dengan nilai perolehan terbaik dengan perolehan level 5 pada Pengawasan Kearsipan Internal Universitas Indonesia Tahun 2024 adalah Departemen Ilmu Administrasi Niaga.

Acara ini diharapkan dapat mendorong seluruh unit di Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Indonesia untuk terus berkomitmen dalam meningkatkan pengelolaan arsip yang efisien dan efektif, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Diharapkan pula bahwa rekomendasi yang disampaikan dapat segera diimplementasikan guna menciptakan sistem pengarsipan yang lebih baik di masa yang akan datang.